Pojďme si představit jeden ze způsobů, jak ve Fusio spravovat úkoly. Pamatujte, prosím, že se jedná pouze o příklad, Vaše řešení může být, díky flexibilitě systému, přizpůsobené vždy na míru Vašim procesům a potřebám.
Pro rychlé a automatické zakládání úkolů, které se pravidelně opakují v rámci Vašich procesů či jednotlivých typů projektů, můžete ve Fusio využít šablony.
Šablony si snadno vytvoříme v samostatném seznamu, kde nejdříve přidáme a pojmenujeme novou položku, např. šablonu pro stavbu plotu, uložíme a následně v podseznamu se šablonami úkolů předdefinujeme potřebnou sadu úkolů. Nový úkol v editoru opět pojmenujeme, zařadíme, určíme řešitele a termíny zahájení a dokončení úkolu – a to v počtech dnů odpočítávaných vždy od data zahájení konkrétního projektu. V textovém poli můžeme vyspecifikovat zadání a úkol uložíme. Stejný postup opakujeme i pro další úkoly.
V šabloně projektu je možné, vedle úkolů, podobně vydefinovat např. i milníky, tedy důležité kontrolní body na časové ose projektu.
Takto připravená šablona nám následně – při zakládání nového projektu – poslouží k automatickému naplánování potřebných úkolů (příp. milníků). Požadovanou šablonu vybereme a uložíme v Editoru projektu… a vidíme, že na jejím základě se v podseznamu potřebné úkoly automaticky založily, včetně aktuálních termínů dokončení, odpočítaných od zadaného termínu zahájení projektu na základě údajů z šablony.
Pokud bychom k projektu potřebovali operativně přidat ještě nějaký další úkol, můžeme jej kdykoliv přidat… přes příslušné tlačítko… vyplněním parametrů úkolu.
Na zadané úkoly bývá navázaný systém e-mailových reportů a notifikací, které mohou informovat uživatele o nově přiděleném úkolu, o aktuálních stavech, nesplněných úkolech po termínu apod.
Report pro uživatele může obsahovat také potvrzovací odkazy, takže uživatel může provádět změny stavu úkolu přímo ze svého e-mailového programu, bez nutnosti vstupovat do Fusio a změna stavu je uživateli také zvlášť potvrzena.
Průběžný přehled o aktuálních stavech úkolů vidí uživatelé přímo zde, v náhledu agendy, kde lze informace a termíny zobrazovat také ve formě několika typů grafů… v Grafu časového zobrazení např. vidíme datum založení a termín dokončení úkolů daného projektu na zvolené časové ose např. po jednotlivých měsících, barvami jsou označené aktuální stavy úkolů a proklikem se dostaneme také do editorů jednotlivých úkolů.
Aktuální informace o úkolech mohou zobrazovat také Dlaždice umístěné na vaší domovské stránce… a to např. ve formě číselné hodnoty.