Schvalování a zpracování přijatých faktur ve Fusio

Fusio Vám umožní doklady rychle schválit, automaticky vytěžit a exportovat do vašeho stávajícího účetního programu. Zajistí komplexní workflow faktur.

Fusio je flexibilní systém, který se přizpůsobí na míru Vašim potřebám a procesům.

cvicny dochazka 1356x498

Jak vám Fusio pomůže se schvalováním faktur?

5 kroků pro zpracování přijatých faktur ve Fusio

obrazek zpracovani faktur svet.fial II

1. Vstup dokumentů

Faktury se do systému dostanou automaticky z Vašeho e-mailu, oskenováním z multifunkčního zařízení nebo ze sběrné složky v počítači.
Optimální je situace u dokladů, které již dostáváte v elektronické podobě. Pokud Vám dodavatelé např. posílají faktury na e-mailovou adresu faktury@vasefirma.cz, doplníme Vám Fusio o datovou pumpu, která bude e-maily ze schránky automaticky stahovat a zařazovat je do systému – s možností přebírat zprávy jen z předem schválených adres či adres splňujících jiné vydefinované požadavky.

Faktury, které obdržíte v papírové podobě, můžete do systému oskenovat, třeba na Vašem multifunkčním zařízení. Skeny se do systému načtou hromadně, stačí jen správně nastavit skenovací pracoviště.

2. Příjem do Fusio

Základní informace o faktuře – jako Dodavatel nebo Datum/Čas doručení – jsou k dispozici ihned po přijetí do Fusio. Dokument tedy můžete, v případě potřeby, rychle schválit.

3. Automatické vytěžení

Volitelnou součástí Fusio je automatické vytěžení Vámi požadovaných podrobných údajů a jejich ověření (validaci) před uložením či exportem dat.

Učící se algoritmus

Systém je založen na algoritmu, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů si systém automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu a při zpracování vybírá vždy nejlepší umístění jednotlivých hodnot pro vytěžení. Celý algoritmus pracuje na pozadí a uživatel do něj nemusí zasahovat.

Postup zpracování dokumentu

Po zaučení dokumentu při prvním skenování dochází u dalších dokumentů k již automatickému vytěžení všech textů. Z vytěžených údajů systém rozpozná, o jaký typ dokumentu jde (jedná se o tzv. šablonu dokumentu). Dle šablony jsou vyhledány požadované údaje (číslo faktury, IČ dodavatele apod.) a jsou zobrazeny ve formě seznamu nalezených atributů. Uživatel může kdykoli kterýkoli údaj opravit nebo upřesnit. Po automatické kontrole a kontrole vytěžených údajů uživatelem dojde k uložení dokumentu do požadovaného formátu souboru nebo k exportu dat do informačního systému, ke kterému je Fusio připojeno.

Automatická validace vytěžených údajů

Systém umožňuje automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů. Při vytěžení nebo zadání hodnoty atributu dojde ke kontrole hodnoty oproti databázi nebo ERP systému, a pokud je hodnota chybná, je zakázán export celého dokumentu a atribut je zvýrazněn červeně. Současně je u atributu vždy vypsán důvod, proč neprošla kontrola hodnoty atributu, například, že zadané IČ neexistuje v informačním systému. Pokud je údaj zadán správně, je vybraný atribut zvýrazněn zelenou barvou.

Obr.: Fusio – Vytěžené údaje (vpravo) – správně vytěžené údaje označeny zeleně, červené položky lze opravit ručním označením požadovaného údaje na faktuře.

Fusio – Vytěžené údaje (vpravo) – správně vytěžené údaje označeny zeleně, červené položky lze opravit ručním označením požadovaného údaje na faktuře.

4. Schválení

Po přijetí faktury do Fusio ji můžete ihned schválit díky okamžité dostupnosti základních informací, jakými jsou Dodavatel či Datum/Čas přijetí. Po vytěžení jsou k dispozici podrobnější informace, jako Cena, Splatnost, Číslo faktury, apod.

Obr.: Možnost schválení dokumentu z mobilního zařízení.

Tip: Automatické párování: Příchozí faktury + Objednávky

Požádejte dodavatele o uvádění čísel Vašich objednávek na fakturách. Pak se budou moci Vaše přijaté faktury automaticky párovat s objednávkami zadanými ve Fusio. Zjednodušíte tím proces schvalování nákupů u Vás ve společnosti a budete mít náklady pod kontrolou. Schvalovat příchozí faktury můžete snadno tak, že „Objednavatel“ bude v systému označen jako „Schvalovatel“ faktury. Můžete zavést i automatický systém: Podání žádosti – Schválení nákupu – Spárování faktury – Schválení faktury. Tím získáte kvalitní podklady pro Váš finanční controlling – data o provedených objednávkách a nákladech jednotlivých oddělení, nakupovaných komoditách, apod.

Obr.: Ukázka agendy Schvalování přijatých faktur – Seznam a Editor Fusio:

Faktury schvalovani
Fusio seznam faktur
cvicny dochazka 1356x498

5. Export do ERP

Vytěžená a ověřená data mohou být uložena do Vámi požadovaného formátu nebo exportována do informačního či účetního systému, SQL, apod.

Obr.: Fusio – Uložení vytěžených údajů do požadovaného formátu a data uložená ve formátu XML.

Bezproblémové propojení se systémy, které používáte

Fusio je flexibilní software, který snadno propojíte i s vašimi ostatními nástroji. Můžete je proto používat dál bez obav o jejich funkčnost.

A mnoho dalších…

Video-tip: Schvalování faktur snadno a rychle ve Fusio

Podívejte se na pár tipů, jak ve Fusio lehce schválit fakturu. Připravili jsme pro Vás krátké video.

Výhody elektronického schvalování faktur ve Fusio

Video-tip: QR kódy na dokumentech

Víte, že Fusio umí samo zařazovat dokumenty podle informací, obsažených v na nich umístěném QR kódu?

Podívejte se na krátké video.

Chcete vidět, jak Fusio funguje?

Systémem vás provedeme, vše vysvětlíme a nastavíme podle vašich požadavků.

Chcete více informací o Fusio nebo máte dotaz?
Napište nám a my vám ukážeme, jak funguje.

Sami si navrhnete systém, jaký potřebujete.
Sjednotíte a provážete více nástrojů do jednoho systému.
Máme více než 700 spokojených zákazníků.
Už 30 let pomáháme zjednodušit práci.
Flexibilita a rychlá implementace.