“Díky ANTS jsme se bavili o tom, jak se Fusio přizpůsobí nám. Se zástupci jiné značky bychom pravděpodobně řešili, jak se jejich systému přizpůsobíme my.”
Říká Petr Švejnoha, ekonomicko-správní ředitel společnosti IMOS Brno
Evidence, vytváření, schvalovací workflow, integrace služby DigSign a archivace smluv v systému Fusio.
Fusio pro workflow smluv
Představení zákazníka
Imos Brno, a.s. vstoupila na český stavební trh počátkem roku 1997 a stala se významnou univerzální stavební společností. Během své existence si vybudovala pevnou pozici mezi stavebními společnostmi a velmi rychle rozšířila svoji působnost z jihomoravského regionu na celou Českou a Slovenskou republiku. Podnikatelské aktivity pod obchodní značkou IMOS se však datují již od roku 1990.
Společnost je od června 2005 organizačně rozdělena na závod pozemního stavitelství a závod vodohospodářských a dopravních staveb sídlící v Brně a závod Ostrava zaměřený převážně na pozemní stavby, se sídlem v Ostravě. Na Slovensku společnost zastupuje Organizačná zložka Slovensko, která byla zřízena v roce 2004.
Veškerá činnost společnosti IMOS je zaměřena na kvalitu prováděných prací, na potřeby a snižování rizik zákazníka, ochranu životního prostředí a v neposlední řadě také na ochranu zdraví a bezpečnost práce, proto zde postupně zavedli, a i nadále udržují systém řízení podniku.
Materiálně-technickým vybavením patří ke špičkám svého oboru. Tato skutečnost umožňuje pokrýt vlastními prostředky i technicky velmi náročné stavby. Provozní vybavení společnost neustále přizpůsobuje novým trendům.
Jak zde Fusio pomáhá?
Při zavádění této evidence ve Fusio se u zákazníka postupovalo v krocích, které na sebe navazovaly a výsledkem je ucelené řešení.
1. Digitalizace a archivace smluv, hlídání termínů, zabezpečení přístupu k dokumentům
Primárním účelem agendy byla digitalizace smluv a také zjednodušení přístupu ke smluvním dokumentům i jejich vyhledávání a odstranění nutnosti pracovat s papírovým dokumenty. Vznikla tak samotná evidence smluv, dále digitální archiv, včetně hlídání smluvních termínů, a evidence historie přístupů k archivovaným smlouvám – dle typu oprávnění pro jednotlivé uživatele.
2. Schvalování smluv
Po zavedení a osvědčení předchozí agendy bylo rozhodnuto o rozšíření systému o proces vytváření a interní schvalování smluv. U jednotlivých typů smluv je schvalovací proces různě složitý a jsou do něj zapojeni odlišní zaměstnanci. Každý uživatel má na schválení stanovený časový limit, na který je upozorněn přímo v systému a také e-mailovou notifikací. Vlastní schválení probíhá, buď v samotné evidenci – změnou stavu smlouvy, anebo jednoduše přímo z e-mailové notifikace. Došlý e-mail totiž obsahuje odkazy Schválit/Zamítnout/Vrátit a potvrzením vybrané akce příjemcem proběhne změna stavu smlouvy ve Fusio automaticky, aniž by se schvalovatel musel do systému fyzicky připojit. Změnu stavu tak může provádět přímo v mobilním telefonu i mimo kancelář. E-mailová notifikace samozřejmě může obsahovat i náhled smlouvy v PDF.
3. Vytváření smluv
Při vytváření a schvalování smluv je možné pracovat, jednak s individuální smlouvou – vytvořenou mimo systém ručně, anebo vytvářet smlouvy pomocí předdefinovaných šablon v sw Fusio – tato možnost se hodí pro opakující se smlouvy. Typickým příkladem jsou pracovní smlouvy, kde texty a podmínky prošly schválením a uživatel tak při vytváření nové smlouvy používá vzor, který ze své pozice nemůže měnit, protože doplňuje do nově vzniklé smlouvy např. pouze kontaktní údaje a po ukončení schvalování vzniklý dokument ze systému vytiskne nebo vytvoří PDF.
4. Digitální podpisy a automatizace
V poslední fázi projektu bylo našim úkolem v sw Fusio automatizovat podepisování smluv. U zákazníka, který pro jednotlivé obchodní případy vytvářel celou řadu smluv, totiž nastávaly situace, kdy nedokázal udržet kontrolu nad tím, jestli všechny smluvní strany dokument podepsaly a jestli se podepsané dokumenty od protistran vrátily.
Situaci jsme vyřešili integrací služby DigiSign do sw Fusio. Tato služba zajišťuje právní závaznost digitálně podepsaných dokumentů, která platí v celé EU i USA. Systém funguje tak, že po skončení schvalovacího workflow dokumentu ve Fusio, je smlouva odeslána do služby DigiSign.
Služba vytvoří e-mail, kam do přílohy přidá návrh připravené smlouvy a textem informuje protistranu, jak má postupovat při podpisu. Pokud s tím protistrana souhlasí, ověří její totožnost, nejčastěji zasláním ověřovacího kódu na mobilní telefon, před samotným podpisem smlouvy. Protistrana přijme SMS od systému DigiSign a ve webové aplikaci ho zadá, tím je totožnost ověřena a následně aplikace umožní uživateli dokument podepsat, např., prstem na mobilním telefonu nebo použitím Touchpadu na PC.
Takto podepsaný dokument je následně opatřen podpisem zadavatele a podepsaná kopie je zaslána e-mailem oběma stranám. Dokument je také elektronicky uzamčen a opatřen časovým razítkem. Nemůže se tak stát, že má některá ze stran pouze jednostranně podepsanou smlouvu. K ověření totožnosti používá služba DigiSign SMS, ale je možné požadovat po protistraně, např. vyfocení dokladu totožnosti, nebo lze k ověření totožnosti použít bankovní identitu. Záleží, o jakou úroveň prověření má zákazník zájem.
Jakmile je proces ukončen i podpisem protistrany, změní se v evidenci Fusio stav smlouvy na Podepsaná a dojde k její archivaci. Celý proces zadávání údajů protistrany i ostatní je ve Fusio automatizováno, bez nutnosti něco vypisovat.
5. Dohled nad aktuálním stavem smlouvy a návaznými procesy
Integrace služby DigiSign ve Fusio umožňuje kontrolovat aktuální stavy připravovaných dokumentů a automatizovat následné kroky. Pokud je, např., na digitální podpisy navázána evidence zakázek ve Fusio, nemůže zakázka bez podepsané smlouvy přejít do realizace apod.
Smlouvy – ukázka editoru pro vložení nového dokumentu a editaci evidovaných smluv (ilustrační obrázek).
Smlouvy – ukázka hlavního seznamu s provázanými podseznamy (ilustrační obrázek).
Schvalování smluv – ukázka hlavního seznamu s provázanými podseznamy a možnost vyjádřit se k dokumentu přes mobilní zařízení (ilustrační obrázek).