“Na Fusio oceňuji flexibilitu a pružnost při vývoji – řešení jsme vytvořili společně na míru našim potřebám. Uvítali jsme i férovou politiku při naceňování změn a dodatečných požadavků, které při tvorbě řešení vznikly. Původně jsme uvažovali o pořízení sw řešení pouze na schvalování dokladů, ale nyní věřím, že nám Fusio pomůže zjednodušit práci i v ostatních oblastech.”
Říká Ing. Karel Dvořák, zástupce ředitele pro ekonomiku a technickou podporu, Diecézní charita Brno.
Je pro Vás již neudržitelné, aby faktury a doklady obíhaly při schvalování fyzicky celou společností? S digitalizací a optimalizací procesu Vám umí pomoci Fusio.
Fusio pro schvalování a vytěžování přijatých faktur
Evidence, schvalování, workflow, archivace, integrace EIS VEMA
Představení zákazníka
Diecézní charita Brno (DCHB) působí na území brněnské diecéze, což je Kraj Jihomoravský a část Kraje Vysočina. Organizace sídlí v Brně a má na starosti dalších 9 oblastí. V řadách DCHB pracují stovky zaměstnanců, kteří svoji činnost vykonávají v souladu se čtyřmi základními hodnotami – pravdou, svobodou, spravedlností a láskou. DCHB je součást církve a ve všech oblastech, kde působí, vytváří funkční systém služeb pro potřebné a záchrannou síť pro lidi v nouzi.
Proč zde potřebovali Fusio?
Velikost samotné organizace, počet zaměstnanců a počet dokladů – v řádech desítek tisíc – vyvolal u DCHB potřebu celý proces schvalování dokladů digitalizovat a zjednodušit. Doba, kdy nákupní doklady obíhaly při schvalování fyzicky celou společností, byla již neudržitelná.
Z tohoto důvodu se vedení DCHB rozhodlo vypsat výběrové řízení na systém a tvůrce nového řešení. Mezi jinými oslovili i naši společnost a ta posléze byla vybrána jako dodavatel.
Jak jim Fusio pomáhá
Pro DCHB jsme v sw Fusio připravili ucelené workflow nad evidencí, schvalováním a archivací účetních dokladů, a to včetně integrace s ERP systémem VEMA.
1. Vkládání faktur
Zaměstnanec, v kterékoli spravované oblasti, má možnost do systému přidat fakturu ke schválení. Doklad přidává tak, že ho odešle na e-mailovou adresu DCHB k tomu určenou. Podle e-mailové adresy odesilatele sw Fusio pozná, kdo do systému doklad vložil a následně mu jej zpřístupní k doplnění. Na doručovací adresu zasílají doklady k proplacení i dodavatelé. Takto nově zařazené doklady se automaticky dostanou do stavu Rozpracováno.
Schéma procesu schvalování.
Doklady – ukázka editoru pro vložení nového dokladu.
Doklady – ukázka hlavního seznamu s provázanými podseznamy.
2. Vytěžení
Systém Fusio je doplněn o automatické vytěžení QR kódů obsahujících údaje o faktuře nebo platbě. Pokud vkládaný doklad údaje obsahuje, jsou automaticky vytěženy a vepsány do hlavičky záznamu. Pokud doklad QR kód neobsahuje, musí údaje uživatel vepsat ručně. DCHB však všechny své dodavatele požádala o doplnění QR kódu na faktury, které jim posílají. Sw Fusio je připraven i na zavedení ISDOC formátu.
3. Kontrola
Uživatel, který do systému doklad vložil nebo oprávněný uživatel, v případě dokladů zaslaných dodavateli, provádějí kontrolu. Při kontrole doplňují položky dokladu a podle typů jim přiřazují schvalovací schémata. Doklad, který projde kontrolou, změní stav z Rozpracováno na Ke schválení a rozběhne se schvalovací proces.
4. Schvalovací proces
Fusio nabízí systém pro tvorbu schvalovacích šablon, které si mohou uživatelé s příslušným oprávněním vytvářet sami. Do schvalovacího procesu jsou – podle typu dokladu a částky – zapojeni zaměstnanci na různých pozicích. Schvalovat lze souběžně nebo postupně a lze nastavit i hromadné schvalování či schvalovaní dokladů za podřízené. U dokladu schváleného posledním schvalovatelem se změní stav na Schváleno.
– Reporty
O tom, že má uživatel v systému doklad ke schválení se dozví ve Fusio, které i rozesílá e-mailem pravidelné reporty informující schvalovatele, aniž by se musel připojovat do samotného systému. Report obsahuje i náhled dokladu a odkaz pro schválení, takže ho může uživatel schválit přímo ze svého e-mailu jedním kliknutím. Reporty a upozornění jsou vytvářeny i za účelem hlídání termínů tak, aby se schvalovací proces, v případě prodlení, nezastavil.
5. Přenos do ERP
Schválené doklady jsou – včetně vytěžených údajů a ručně doplněných položek – z Fusio automaticky přenášeny do ERP VEMA. Účetní u dokladu znovu zkontroluje všechny údaje a doplní zaúčtování. Po kontrole a případných úpravách jsou informace z ERP VEMA přeneseny do Fusio a u dokladu se změní stav na Archivováno. Proběhne i jeho úhrada dodavateli.
6. Označení rozúčtování
Z charakteru činnosti DCHB a faktu, že pro svoje financování a provoz využívá i dotace, vyplývá i mnoho zákonných povinností. Jednou z nich je opatřit nákupní doklad razítkem – informací, pomocí které dotace a jakou částkou byl uhrazen. Tato činnost byla původně v DCHB časově velmi náročná. Mnoho dokladů bylo potřeba označit a ručně do nich vepsat údaje i z několika dotačních programů.
– Automatické razítkování
Proto ve Fusio vzniklo nově automatické razítkování, které se vytváří z rozúčtování a přenosem informací z ERP VEMA.
– Archivace a snadné vyhledání dokladu
Ve Fusio mají uživatelé, prostřednictvím archivu, přístup k původním dokladům, které si mohou navíc vytisknout i s automaticky vytvořenými razítky a údaji o čerpání dotací. Toto je využíváno především při kontrolách, kdy si lze, například, snadno vyhledat všechny doklady, na něž byla určitá dotace použita. Seznam, včetně konkrétních dokladů, lze pak jednoduše předat kontrolním orgánům ve formátu PDF.
Co v Diecézní charitě Brno na Fusio oceňují nejvíce?
- – Flexibilitu a pružnost při vývoji sw Fusio
- – Férovou politiku při naceňování změn a dodatečných požadavků, které při tvorbě řešení vznikly
- – Nebylo nutné platit nic dopředu
- – Zástupci Fusio nám svými zkušenostmi velmi pomohli při specifikaci zadání
- – Univerzálnost Fusio a jeho možné využití i pro další potřebné evidence
- – ANTS nám pomohlo nasadit systém Fusio do virtuálního prostředí
- – Rychlé vytvoření prototypu Fusio (během několika týdnů) a možnost testování