Elektronické žádanky a interní objednávky ve Fusio (ukázka řešení)

Fusio nabízí řešení pro interní objednávky, elektronické žádanky a schvalování nákupů kancelářského vybavení, pracovních pomůcek, ochranných prostředků, školení, kurzů apod. Zajistí komplexní workflow od zadání požadavku na nákup Vašimi zaměstnanci, přes vyhodnocení nákladů a nastavení schvalovacího kolečka, vystavení objednávky, až po předání požadavku žadateli. Reporty a notifikace pohlídají důležité termíny a akce za Vás.

Podívejte se na video-ukázku řešení Fusio pro Interní nákupy v nadnárodní korporaci:

Fusio často představuje vhodný doplněk hlavních informačních systémů v nadnárodních korporacích a velkých výrobních podnicích, kde stávající informační systém většinou nepokrývá veškeré evidenční potřeby – ať už z důvodu národních odlišností nebo finanční náročnosti zavádění nových agend do těchto systémů. Fusio je flexibilní řešení, které lze s vašim hlavním systémem propojit, sdílet potřebná data a vytvořit nad nimi, například, schvalovací postupy… Klienti, Fusio často využívají pro schvalování – přijatých faktur, žádostí o dovolené, cestovních příkazů či interních nákupů zaměstnanců…  

Pojďme si nyní představit princip řešení Fusio pro Interní objednávky Vašich pracovníků na příkladu systému, který jsme realizovali pro jednoho z našich klientů… Vaše budoucí řešení může být stejné, podobné nebo odlišné, Fusio je flexibilní systém, který se Vám přizpůsobí…

Ve Fusio je možné snadno řídit a automatizovat Váš interní nákupní proces – nejčastěji kancelářského vybavení, pracovních pomůcek, ochranných prostředků, školení, kurzů apod.

Fusio zajistí komplexní workflow – od Zadání požadavku na nákup, přes Vyhodnocení nákladů a navazující Automatické nastavení schvalovacího kolečka, až po Vystavení objednávky a finální předání požadovaného zboží či služby žadateli. Celý proces je zastřešený systémem reportů a notifikací, které upozorní uživatele na nutnost provést akci nebo je informuje o aktuálních stavech požadavků.

(Tato implementace je, na základě požadavku klienta, v angličtině, ve Vašem systému však může být použita čeština, příp. jiná řeč či kombinace jazyků…)

Žadatelé zakládají nové objednávky v agendě Požadavky na nákup prostřednictvím formuláře…

Kde lze jednak zadat samotnou položku k nákupu – např. kancelářský stůl, zvolit množství v příslušných jednotkách, přibližnou nebo konečnou cenu … a systém doplní sumu za nákup, v požadované měně… Vložit můžeme i doplňující komentář k položce…

V hlavičce formuláře je dále možné – určit, komu má být zboží doručeno, požadovaný termín doručení, příp. číslo projektu, pro který je nákup realizován, označit lze žádost také jako Urgentní, příp. zaškrtnout, že v případě dovolené určeného schvalovatele má být žádost zaslána jeho zástupci, dále lze vyplnit dodavatele – z Adresáře dodavatelů, kde jsou v Příloze, pod jednotlivými subjekty, uloženy také smlouvy (k nahlédnutí či editaci), příp. ve vedlejší záložce ostatní evidované požadavky na dodávky, příp. Přílohy k vybranému Dodavateli… Zvolíme tedy požadovaného dodavatele pro naše zboží…

Ve formuláři je také možné zvolit konkrétní, např. dceřinnou, společnost, pro kterou objednáváme (přičemž, v závislosti na tomto výběru se mohou dynamicky měnit ostatní editační pole) … Příp. vyplnit e-mail pro zaslání kopie mého požadavku…

Je třeba také vyplnit rozpočtové středisko – Výběrem ze seznamu v příslušné agendě, kde lze Střediska také přidávat a spravovat – vedle samotného názvu, je zde možné určit managera pro schvalování žádostí na toto středisko – zadáním jeho e-mailu (na který obdrží reporty a notifikace, např. s možností žádosti schválit), zvolit můžeme také jeho zástupce (např. pro schvalování urgentních žádostí v době jeho nepřítomnosti) …

Dále zde nastavíme cenové limity, nad kterými bude třeba žádosti o nákup schvalovat vícestupňově, např. po zvoleném manažerovi bude muset nákup schválit ještě Generální manažer… Příp. je zde možné zaškrtnout, že suma pro nákup v rámci tohoto střediska je neomezená a schvalování bude vždy jen jednostupňové… (Opět je zde také možnost výběru společnosti, pod kterou středisko spadá…) (Pod každé středisko v seznamu je také možné přikládat potřebné přílohy do podsložky) Zvolíme tedy středisko pro náš nákup…

Zadat můžeme i Pod středisko – opět ze seznamu příslušné agendy, kde je také možné tato pod střediska editovat nebo definovat nová… Přidat název, popisek, příp. zatrhnout, že nákup na toto středisko musí být vždy navíc schválen i generálním manažerem… (tedy vícestupňové) … Opět zvolíme požadované středisko… A zde se nám pro kontrolu dynamicky zobrazil i Popisek k Pod středisku (ten by mohl obsahovat, například, i proklik na web či do vašeho intranetu) …

Jméno žadatele se vyplní automaticky dle Přihlášeného uživatele… Podobně datum požadavku na základě aktuálního data… a žádost dostane také své unikátní číslo…  Žádost si můžeme uložit pouze jako koncept nebo změnit její stav na Vytvořeno a tím ji poslat ke schválení… (Příp. zde lze žádost zrušit)

Po uložení formuláře jsou Schvalovatelé o novém požadavku informováni prostřednictvím e-mailové notifikace obsahující odkaz pro jeho rychlé schválení či zamítnutí. O stavu žádosti je notifikací informován také žadatel…

Vytvořená žádost se uložila do seznamu mezi ostatní požadavky… V jednotlivých sloupcích zde vidíme vyplněné údaje z formuláře… Přehled dat a Schvalovatelů… Status požadavku lze měnit v závislosti na jeho průchodu procesem – od Draftu, přes Schváleno až po Objednáno či Přijato…

K položce můžete přidat také Přílohu… jejíž náhled lze následně zobrazovat v samotném formuláři, u žádosti… Přehled Příloh je k dispozici také v záložce samotného editačního formuláře (Editor)… A nalezneme zde také záložku s Historií přístupů jednotlivých Uživatelů do Seznamu a s přehledem změn, které zde prováděli…

Nad seznamem žádostí lze, pro rychlé vyhledávání požadovaných záznamů, používat Rychlé filtry – pomocí kterých si mohu, například, zobrazit všechny moje požadavky nebo jen ty ještě nedodané apod. … Dále je zde možnost fulltextového vyhledávání, příp. detailnějšího filtrování…

Ze seznamů je možné, díky Tiskovým sestavám, snadno exportovat potřebný dokument, např. Nákupní objednávku, v požadovaném formátu a designu…

Data ze seznamu je také možné zobrazit ve formě grafů, např. grafu časového zobrazení s přehledem požadavků na časové ose – od data podání žádosti – do data požadovaného doručení… (https://fusio.cz/2019/11/06/casove-zobrazeni-dat-ve-fusio/) (https://fusio.cz/2019/09/04/snadne-vyhodnoceni-dat-diky-grafum-ve-fusio/)

Konfiguraci jednotlivých seznamů i přístupová uživatelská oprávnění může váš správce snadno editovat a přizpůsobovat aktuálním potřebám pomocí systémového editoru… nebo vám s tím pomůžeme my… Systémovému editoru Fusio se dále věnujeme v samostatných videích… (https://fusio.cz/2019/11/18/systemovy-editor-fusio-uvodni-predstaveni/) (https://fusio.cz/navody/)

V systému lze dále spravovat jednotlivé uživatele… Zadávat jejich základní údaje… a dále podrobnosti podstatné pro průběh schvalovacího procesu… Jejich nadřízené pracovníky… Konkrétní pracoviště… Rozpočtová střediska… Příp. editovat jejich přihlašovací údaje…

V podsložce je možné uživatelům přiřazovat jejich role v rámci schvalovacího procesu – jako např. Manager, Nákupčí, Příjemce, Žadatel apod. Tato uživatelská nastavení budou dále využita v rámci automatických schvalovacích křižovatek a pro zajištění optimálního průběhu schvalovacího procesu ve Fusio…

Systém je také možné spárovat s mobilní aplikací Fusio M a využívat možnost náhledu dat, příp. drobných editací či schválení položky přímo v terénu z mobilního telefonu… (K nastavení této funkcionality slouží záložka Mobilní zařízení uživatelů… (https://fusio.cz/2021/01/19/fusio-m-aplikace-pro-mobilni-prohlizeni-dat/)

K dispozici je také jednoduchý rychlý náhled všech požadavků zadaných ve Fusio včetně jejich příloh… a s přehledem nejdůležitějších údajů – jakými jsou Dodavatel, Žadatel, Datum podání, požadovaného doručení apod. …

Ve Fusio je možné, vedle schvalovacích procesů, vyřešit také BOZP a Personální evidence, Hlídání termínů a revizí u strojů a zařízení, Evidenci úkolů apod. … Využijete tak výhodného propojení všech agend v jednotném systému…

Tip: Schvalovací proces ve Fusio (video)

Chcete vidět, jak Fusio funguje?

Komfortní evidence příloh ve Fusio

Milí uživatelé, do Fusio můžete nyní pohodlněji přidávat nejrůznější typy příloh k vašim záznamům. Mějte v dokumentech pořádek, evidujte záznamy a soubory přehledně ve Fusio.

Kumulativní grafy ve Fusio

Milí uživatelé a správci Fusio, data v seznamech Fusio si nyní (od verze Fusio 23.2.) můžete zobraztovat také ve formě kumulativních grafů, které slouží pro

Přesvědčte se na vlastní oči

Všechna data na jednom místě, snížení nákladů i chybovosti. Ukážeme vám,  jak Fusio funguje – stačí, když nám zanecháte kontakt.