Schvalování a zpracování přijatých faktur ve Fusio
Fusio Vám umožní doklady rychle schválit, automaticky vytěžit (i pomocí QR Faktura) a exportovat do Vašeho stávajícího účetního programu. Zajistí komplexní workflow faktur.
Fusio je flexibilní systém, který se přizpůsobí na míru Vašim potřebám a procesům.
Video: Jak snadno a rychle schválit fakturu ve Fusio
Jak vám Fusio pomůže se schvalováním faktur?
- Zpracování elektronických i papírových faktur, které přímo ze skeneru pošlete do Fusio.
- Automatické vytěžení údajů
- Integrace se standardním formátem QR Faktura - data na vstupu (číslo faktury, splatnost, DUZP atd.) mohou být vytěžena i pomocí QR Faktura
- Integrace s vašim DMS a účetním programem
- Rychlé schválení dokumentů i prostřednictvím e-mailu z mobilního zařízení
- Automatické rozhodovací křižovatky - variabilní nastavení schvalování např. v závoslosti na finančních limitech, typu požadavku apod.
- Reporting a notifikace vám pomohou pohlídat celý proces.
Je pro Vás již neudržitelné, aby faktury a doklady obíhaly při schvalování fyzicky celou společností? Fusio Vám s digitalizací a optimalizací procesu pomůže.
“Na Fusio oceňuji flexibilitu a pružnost při vývoji – řešení jsme vytvořili společně na míru našim potřebám. Uvítali jsme i férovou politiku při naceňování změn a dodatečných požadavků, které při tvorbě řešení vznikly.”
Ing. Karel Dvořák, zástupce ředitele pro ekonomiku a technickou podporu, Diecézní charita Brno
5 kroků pro zpracování přijatých faktur ve Fusio
1. Vstup dokumentů
Faktury se do systému dostanou automaticky z Vašeho e-mailu, oskenováním z multifunkčního zařízení nebo ze sběrné složky v počítači.
Optimální je situace u dokladů, které již dostáváte v elektronické podobě. Pokud Vám dodavatelé např. posílají faktury na e-mailovou adresu faktury@vasefirma.cz, doplníme Vám Fusio o datovou pumpu, která bude e-maily ze schránky automaticky stahovat a zařazovat je do systému – s možností přebírat zprávy jen z předem schválených adres či adres splňujících jiné vydefinované požadavky.
Faktury, které obdržíte v papírové podobě, můžete do systému oskenovat, třeba na Vašem multifunkčním zařízení. Skeny se do systému načtou hromadně, stačí jen správně nastavit skenovací pracoviště.
2. Příjem do Fusio
Základní informace o faktuře – jako Dodavatel nebo Datum/Čas doručení – jsou k dispozici ihned po přijetí do Fusio. Dokument tedy můžete, v případě potřeby, rychle schválit.
Pro automatické vyplnění některých účetních údajů lze využít formát QR Faktura
QR Faktura umožní snadný přenos hlavičkových parametrů faktury z papíru do Fusio a zajistí co nejautomatizovanější zpracování – vše se obejde bez ručního zadávání (číslo faktury, data spletnosti, DUZP, data vystavení dokladu, základ daně, variabilní symbol apod. Zvýšíte si uživatelskou spokojenost a snížíte chybovost zadání a nutnost řešit problémy s ní spojené, např. v souvislosti s kontrolním hlášením DPH.
Obr.: Integrace Fusio s QR Faktura – standard umožňující pomocí QR kódu sdílení účetních informací se systémem Fusio:
3. Automatické vytěžení
Volitelnou součástí Fusio je automatické vytěžení Vámi požadovaných podrobných údajů a jejich ověření (validaci) před uložením či exportem dat.
Učící se algoritmus
Systém je založen na algoritmu, který se postupně učí a zdokonaluje výsledky vytěžování dokumentů. S přibývajícím počtem zpracovávaných dokumentů si systém automaticky ukládá nejnovější informace podle typu dokumentu a při zpracování vybírá vždy nejlepší umístění jednotlivých hodnot pro vytěžení. Celý algoritmus pracuje na pozadí a uživatel do něj nemusí zasahovat.
Postup zpracování dokumentu
Po zaučení dokumentu při prvním skenování dochází u dalších dokumentů k již automatickému vytěžení všech textů. Z vytěžených údajů systém rozpozná, o jaký typ dokumentu jde (jedná se o tzv. šablonu dokumentu). Dle šablony jsou vyhledány požadované údaje (číslo faktury, IČ dodavatele apod.) a jsou zobrazeny ve formě seznamu nalezených atributů. Uživatel může kdykoli kterýkoli údaj opravit nebo upřesnit. Po automatické kontrole a kontrole vytěžených údajů uživatelem dojde k uložení dokumentu do požadovaného formátu souboru nebo k exportu dat do informačního systému, ke kterému je Fusio připojeno.
Automatická validace vytěžených údajů
Systém umožňuje automatickou validaci (kontrolu) vytěžených i zadaných údajů. Při vytěžení nebo zadání hodnoty atributu dojde ke kontrole hodnoty oproti databázi nebo ERP systému, a pokud je hodnota chybná, je zakázán export celého dokumentu a atribut je zvýrazněn červeně. Současně je u atributu vždy vypsán důvod, proč neprošla kontrola hodnoty atributu, například, že zadané IČ neexistuje v informačním systému. Pokud je údaj zadán správně, je vybraný atribut zvýrazněn zelenou barvou.
Obr.: Fusio – Vytěžené údaje (vpravo) – správně vytěžené údaje označeny zeleně, červené položky lze opravit ručním označením požadovaného údaje na faktuře.
4. Schválení
Po přijetí faktury do Fusio ji můžete ihned schválit díky okamžité dostupnosti základních informací, jakými jsou Dodavatel či Datum/Čas přijetí. Po vytěžení jsou k dispozici podrobnější informace, jako Cena, Splatnost, Číslo faktury, apod.
Obr.: Možnost schválení dokumentu z mobilního zařízení.
Tip: Automatické párování: Příchozí faktury + Objednávky
Požádejte dodavatele o uvádění čísel Vašich objednávek na fakturách. Pak se budou moci Vaše přijaté faktury automaticky párovat s objednávkami zadanými ve Fusio. Zjednodušíte tím proces schvalování nákupů u Vás ve společnosti a budete mít náklady pod kontrolou. Schvalovat příchozí faktury můžete snadno tak, že „Objednavatel“ bude v systému označen jako „Schvalovatel“ faktury. Můžete zavést i automatický systém: Podání žádosti – Schválení nákupu – Spárování faktury – Schválení faktury. Tím získáte kvalitní podklady pro Váš finanční controlling – data o provedených objednávkách a nákladech jednotlivých oddělení, nakupovaných komoditách, apod.
Obr.: Ukázka agendy Schvalování přijatých faktur – Seznam a Editor Fusio:
5. Export do ERP
Vytěžená a ověřená data mohou být uložena do Vámi požadovaného formátu nebo exportována do informačního či účetního systému, SQL, apod.
Obr.: Fusio – Uložení vytěžených údajů do požadovaného formátu a data uložená ve formátu XML.
Bezproblémové propojení se systémy, které používáte
Fusio je flexibilní software, který snadno propojíte i s vašimi ostatními nástroji. Můžete je proto používat dál bez obav o jejich funkčnost.
A mnoho dalších…
Video-tip: Schvalování faktur snadno a rychle ve Fusio
Podívejte se na pár tipů, jak ve Fusio lehce schválit fakturu. Připravili jsme pro Vás krátké video.
Výhody elektronického schvalování faktur ve Fusio
- Zavedení a zprůchodnění efektivního procesu schvalování do firemní praxe.
- Dohled nad schvalovacími lhůtami (nastavenými ve Fusio).
- Provázání procesu s objednávkami a usnadnění schválení nebo automatické schvalování na základě již schválených objednávek.
- Automatické schvalování pravidelných faktur.
- Efektivní komunikace a sdílení informací v rámci pracovního týmu.
- Reporting, notifikace a rozesílání pokynů.
- Integrace Fusio s vaším účetním programem.
- Rychlé schválení i z mobilního zařízení.
- A mnoho dalšího...
Video-tip: QR kódy na dokumentech
Víte, že Fusio umí samo zařazovat dokumenty podle informací, obsažených v na nich umístěném QR kódu?
Podívejte se na krátké video.