Jak udržujete pořádek v marketingových dokumentech? 🤔
Nebo třeba šablony a vzory smluv – používají vaši zaměstnanci vždy aktuální verze? 📃 📄 🖇
Stává se vám, že i když byly vydány nové, ještě bůhvíjak dlouho po firmě kolují ty neaktuální? 🙈
Znáte to?
Pepa v lednu vydal novou verzi smlouvy. 💪
Ale ještě v červnu téměř všichni ve firmě používají ty staré. 🙊
Jak ale zajistit to, aby o změnách věděli všichni?
Poslat e-mail?
Ok, ale dost možná to bude s nulovým efektem přečteno/zapomenuto. 🤷♂️
Není lepší mít přímo v systému informaci o tom, že byla vydaná verze nová?
Na první pohled pochopitelné – s jasným (nepsaným) pokynem „Franto, POUŽIJ UŽ KONEČNĚ TU NOVOU.“😊
Nemusí tedy jít jen o marketingové dokumenty, ale o jakékoliv sdílené dokumenty, u kterých je potřeba zavést pořádek v jejich zobrazování a v užívání aktuálních verzí.
A co je na tom nejlepší?
Vidíme celou historii stahování – máme přehled o tom, zda už jsou dokumenty opravdu v oběhu.
Vypadá to pak třeba takto:
☑ Pepa založil nový vzor obchodní smlouvy,
☑ přidal přílohu,
☑ pak si ji zobrazil,
☑ následně upravil její název,
☑ Katka si smlouvu stáhla (dokonce 3x),
☑ Radim 1x,
a tak dále a tak dále.
A navíc – systém vás upozorní na potřebnou revizi. ☝
Třeba my v ANTS máme nastaveno, že se každých 6 měsíců má smlouva revidovat. Tomu, kdo to má na starosti, přijde včas upozornění. U každého dokumentu můžeme přiřadit zaměstnance, kterým v případě, že se dokument jakkoliv změní, systém automaticky rozesílá upozornění o změně. Tak, aby vždy měli aktuální verzi. 😉
Dá se tak skvěle hlídat aktuálnost.
Zaujalo vás to? Líbilo by se vám ve firmě podobné řešení?
Postaráme se o kompletní nastavení, ozvěte se nám.
Ukázka seznamu Šablony dokumentů s uloženými přílohami.
Ukázka záznamu historie přístupů do seznamu.
Ukázka e-mailové notifikace správci dokumentu o nutnosti provedení pravidelné revize.