Evidence a správa fotovoltaických zakázek, sklad a propojení se sw Pipedrive
Představení zákazníka
Společnost Sunlux plánuje a realizuje bezpečné solární elektrárny. Specializuje se na výstavbu fotovoltaických systémů pro firmy a fyzické osoby a řídí velmi rozsáhlé, ale i menší projekty. Pro svoje zákazníky zajišťuje veškerý potřebný servis – od návrhu a poradenské činnosti, vypracování projektové dokumentace, vyřízení veškerých povolení a dotací – přes vlastní instalaci, veškeré potřebné revize, připojení do sítě – až po kontroly, pravidelné prohlídky i optimalizaci provozu běžících systémů.
Proč zde potřebovali Fusio?
S rozvojem firmy a nárůstem administrativy přestaly dostačovat standardní evidenční nástroje, jako jsou excelové tabulky, e-mailová komunikace a různé poznámkové bloky. Zákazník začal na trhu hledat vhodnější řešení pro správu a evidenci projektů, kde by mohl navíc sdílet informace napříč firmou. Prvním pokusem bylo pořízení systému Pipedrive. Jedná se o CRM systém určený primárně pro podporu a evidenci obchodních aktivit. Pro tyto účely systém plně vyhovoval, ale časem vyvstaly další potřeby – zejména řízení a správa běžících projektů, evidence materiálu na projekty spojená se skladovým hospodářstvím.
Průběh rozhodování a obchodního procesu
Zákazník proto na trhu začal hledat software, který by jeho firemní evidenci komplexně zastřešil a splnil všechny individuální požadavky. V této fázi klient oslovil nás. Po prvních schůzkách, kdy ho řešení Fusio zaujalo, jsme se dohodli na vypracování analýzy všech jeho procesů. Součástí analýzy bylo i vytvoření prototypu Fusio pro evidenci projektů a skladových zásob. Na základě prezentace prototypu a následné cenové kalkulace se zákazník rozhodl pro systém Fusio.
Jak jim Fusio pomáhá
Fusio ve společnosti Sunlux představuje ucelený systém zahrnující evidenci a správu projektů, skladu, úkolů a adresář.
PROJEKTY
Jedná se o hlavní evidencí celého řešení. Jelikož se projekty typově opakují, mají uživatelé možnost, při zakládání nových zakázek do Fusio, využít předdefinovanou šablonu, která projekt automaticky založí, a to včetně soupisu potřebného materiálu, který má uživatel posléze možnost editovat a upravit podle konkrétní potřeby.
Projekty mají několik fází – před zahájením, během realizace a po realizaci. Na kartě projektu jsou evidované všechny důležité předem známé úkoly, a to včetně zaměstnanců, kteří je mají na starosti. Systém pak automaticky kontroluje plnění těchto úkolů podle smluvních závazků a o nedodržení termínů jsou zaměstnanci a vedení informováni reporty zasílanými do e-mailů.
Vše je také možné sledovat v samotné evidenci, kde jsou promeškané termíny zvýrazněny barevně anebo lze jejich aktuální stavy kontrolovat zvolením vhodného filtru nad evidencí projektů.
Hlavní evidované parametry u projektů:
- Kontakty na zákazníky a typ investora
- Marketingové informace o získání zakázky
- Stav projektu
- Potřebný materiál
- Termíny a stavy jednání s distributorem
- Stavy žádosti a termíny vztažené k žádosti o dotaci
- Revize, dokumentace, smlouvy o dílo
- Fakturace dílčí i celková
Ve Fusio jsme, na základě požadavků zákazníka, vytvořili více jak 50 evidenčních parametrů s termíny a zodpovědnými osobami. Do jednotlivých editačních polí lze buď libovolně zapisovat anebo jsou propojeny s předdefinovanými číselníky, ze kterých stačí jen vybrat.
Ukázka formuláře/editoru pro vložení nového projektu do seznamu Fusio I.
Ukázka formuláře/editoru pro vložení nového projektu do seznamu Fusio II.
KONTAKTY
Evidence obsahuje veškeré kontakty na zákazníky, subdodavatele a spolupracující firmy. Primární evidenci kontaktů si zákazník ponechal v sw Pipedrive, protože se mu osvědčila funkcionalita, která umožní na mobilním telefonu zaměstnanců zobrazovat kontakt z této databáze podle čísla, které právě volá. Zaměstnanci tak dopředu vědí, kdo jim volá, i když nemají číslo uloženo ve svém telefonu. Zákazník ale nechtěl aktualizovat kontakty na více místech, proto jsme pro něho vyvinuli datovou pumpu, která v pravidelných intervalech automaticky kontroluje nové nebo upravené záznamy v sw Pipedrive a sjednocuje je v sw Fusio.
Ukázka agendy/seznamu Kontakty
SKLAD
V této evidenci jsou skladové karty ke všem produktům. V systému fungují také skladové pohyby – jako příjem, výdej, rezervace a objednávka. Díky skladovým pohybům má zákazník jednak přehled o stavu skladu pro inventurní evidenci, ale hlavně o materiálu, který je potřeba na konkrétní zakázku, případně, jestli ho je potřeba objednat, aby byl nachystaný pro realizaci. U skladových položek je evidovaná i nákupní cena, což umožňuje kontrolu fakturace a finanční přehled o skladu.
Ukázka agendy/seznamu Skladové karty
ÚKOLY
Tato pomocná agenda umožní uživatelům vytvářet specifické úkoly, které nejsou součástí vlastní předdefinované evidence, ale je u nich potřebné zajistit konkrétního řešitele a hlídat termín splnění. O vzniku, průběhu a splnění/nesplnění úkolů se jednotliví zaměstnanci dozví pomocí e-mailových reportů generovaných sw Fusio automaticky.
Ukázka agendy/seznamu Úkoly
PŘÍLOHY
Klient bude moci využívat i samostatnou evidenci dokumentů, která umožní členění materiálů podle projektu. U každého projektu uživatelé uvidí jeho konkrétní přílohy. Jako u všech ostatních dat v sw Fusio, jsou přístup a nakládání s přílohami chráněné uživatelskými právy a zaměstnanci s nimi mohou nakládat na základě přidělených rolí a příslušných oprávnění.
Realizace tohoto individuálně vytvořeného informačního systému nám, od analýzy po nasazení, zabrala pouze několika týdnů, a to hlavně díky flexibilitě platformy Fusio, která, jako jeden z mála systémů na trhu, umožňuje vytvářet řešení, přizpůsobená klientovi na míru, rychle, jednoduše a tím i levně. Pro instalaci řešení si klient vybral cloud prostředí, protože neprovozoval potřebnou vnitrofiremní infrastrukturu. Fusio je ale samozřejmě možné instalovat i na hardware u zákazníka.
Nevíte, zda Vám bude Fusio vyhovovat? Napište nám a my Vám ukážeme, jak funguje.