Jednou z hlavních potřeb manažerů je být informován, ale nebýt informacemi zahlcen. Fungování firem nebo i jednotlivých oddělení je často velmi komplexní a najít v množství dostupných informací ty důležité, nemusí být úplně jednoduché.
Manažeři přitom zodpovídají za to, že v oblasti jejich zodpovědnosti nebudou vznikat zbytečné problémy. Snaží se jim proto předcházet a hlídají tedy průběžně spoustu ukazatelů, což je stojí spoustu času. Existuje ale i jiná cesta?
Než si řekneme, jak si s tímto problémem poradit pomocí Fusio, zkusme si nejprve představit, jak by to vypadalo, kdybychom stejný přístup uplatňovali při řízení auta.
Když se nad tím zamyslíte, prostředí pro řidiče je vlastně docela dobře optimalizované. Trvale před očima má jen naprosto klíčové údaje, jako je třeba rychlost jízdy nebo stav pohonných hmot. To jsou totiž údaje, které potřebuje po celou jízdu pro své rozhodování. Aby nedostal pokutu za rychlost a také aby mu nedošel benzín či nafta, pokud by správně nenaplánoval tankování.
Ale co ostatní údaje? Na palubní desce je ve skutečnosti spousta dalších ukazatelů. Třeba kontrolka, která se rozsvítí, když dochází olej. A to je právě ono. Řidič nepotřebuje průběžně informaci o tom, jestli je stav oleje na 62% nebo na 48%. Stačí mu vědomí, že nějaký systém stav hlídá a ozve se s rozumným předstihem předtím, než nastane případný problém. Tedy že se kontrolka rozsvítí, až hladina oleje poklesne pod stanovenou úroveň. Takovýchto hlídaných stavů je v autě celá řada, ať už kritických, jako je tlak v brzdném systému nebo těch méně důležitých, jako je stav vody v odstřikovači skel.
Díky tomu, že řidič není trvale zahlcován spoustou nadbytečných informací (jako je stav oleje v %), ani není nucen si je sám aktivně zjišťovat (zastavovat, otevírat kapotu a kontrolovat stav oleje pomocí měrky), může se v klidu věnovat řízení s vědomím, že na problémové stavy bude včas upozorněn.
Není podobný stav Svatým grálem pro každého manažera? Dostávat včas informace indikující potenciálně problémové stavy, ale nemuset stále něco kontrolovat?
Pro informace, které jsou ve Fusio, to možné je. A docela jednoduše. Když se nad tím zamyslíte, pro každou evidenci či proces, na který Fusio používáte, lze nejspíš vydefinovat, které hodnoty, stavy či položky mohou být problémové.
Pár příkladů pro lepší představu:
- Auta, která musí během dvou měsíců projít technickou prohlídkou.
- Sortiment, u kterého je plnění plánu prodeje od začátku roku pod 80%.
- Záruční opravy, kde uběhlo již více než 25 dní ze zákonné 30 denní lhůty na vyřízení.
- Zakázky za minulý měsíc s marží menší než 5%.
- Úkoly podřízených po termínu.
- Šablony dokumentů určené k revizi.
- Včas nevyřízené žádosti o dovolenou.
- Časově omezené licence software, který vyprší během 60 dní.
- Neschválené přijaté faktury, splatné během 3 dnů.
Už je to jasné, že? Pro rychlý pohled na potenciálně problémové záznamy stačí prostě vydefinovat příslušný filtr.
Ale to je pouze první krok. Nechcete si přeci dávat do kalendáře na každý měsíc úkol, že se máte podívat do seznamu Licence software a pomocí filtru Expirující během 2 měsíců kontrolovat, že tam nejsou nějaké k řešení…
Fusio vám nabízí daleko elegantnější řešení. Tím jsou reporty ze seznamů. Správce v systémovém editoru jednoduše vytvoří opakovanou časovou událost (třeba každý první pracovní den v měsíci v 7 hodin dáno) a k ní přidá akci s typem Zaslání e-mailu. Nastaví příjemce (konkrétního uživatele, uživatelskou roli apod.), předmět a ostatní náležitosti. Do obsahu (těla emailu) pak vloží substituci Report ze seznamu s příslušným filtrem a je to.
Práce na 2 minuty a klid po zbytek života, jak říká jeden z našich kolegů 🙂
Kouzlo reportů totiž spočívá mimo jiné v tom, že se posílají, jen pokud nejsou prázdné (ale jde to samozřejmě i jinak). Pokud tedy něco k řešení máte, přijde vám ve stanoveném termínu e-mailem report, jako na ukázce.
Pokud je vše ok, nepřijde nic. Kontrolka se nerozsvítí. Můžete v klidu řídit.