Schvaľovanie a spracovanie prijatých faktúr v systéme Fusio
Fusio umožňuje rýchle schvaľovanie dokladov, ich automatický výpis (aj s QR faktúrou) a export do existujúceho účtovného softvéru.
Poskytuje komplexný pracovný tok faktúr.
Fusio je flexibilný systém, ktorý sa prispôsobí vašim potrebám a procesom.
Video: Ako rýchlo a jednoducho schváliť faktúru vo Fusio
Ako vám Fusio pomáha pri schvaľovaní faktúr?
- Spracovanie elektronických a papierových faktúr, ktoré odošlete priamo zo skenera do programu Fusio.
- Automatické získavanie údajov
- Integrácia so štandardným formátom faktúry QR - vstupné údaje (číslo faktúry, dátum splatnosti, DUZP atď.) možno získať aj pomocou faktúry QR
- Integrácia so systémom DMS a účtovným softvérom
- Rýchle schvaľovanie dokumentov aj prostredníctvom e-mailu z mobilného zariadenia
- Automatické rozhodovacie uzly - variabilné nastavenia schvaľovania, napr. v závislosti od finančných limitov, typu žiadosti atď.
- Hlásenia a upozornenia vám pomôžu sledovať celý proces.
Je pre vás už neudržateľné, aby faktúry a doklady fyzicky kolovali po firme na schválenie?
Fusio vám pomôže tento proces digitalizovať a optimalizovať.
“Na spoločnosti Fusio oceňujem flexibilitu a schopnosť reagovať pri vývoji – spoločne sme vytvorili riešenia šité na mieru našim potrebám. Uvítali sme aj férovú cenovú politiku v prípade zmien a dodatočných požiadaviek, ktoré vznikli počas vývoja riešenia.”
Ing. Karel Dvořák, zástupca riaditeľa pre ekonomiku a technické zabezpečenie, Diecézna charita Brno
5 krokov pre spracovanie prijatých faktúr v programe Fusio
1. Zadávanie dokumentov
Faktúry sa do systému vkladajú automaticky z e-mailu, skenovaním z multifunkčného zariadenia alebo z priečinka zberu v počítači.
Optimálna situácia je v prípade dokumentov, ktoré už dostávate v elektronickej podobe.
Ak vaši dodávatelia napr.
posielajú faktúry na e-mailovú adresu faktury@vasefirma.cz, pridáme do systému Fusio dátovú pumpu, ktorá bude automaticky sťahovať e-maily zo schránky a zaraďovať ich do systému – s možnosťou prijímať správy len z vopred schválených adries alebo adries, ktoré spĺňajú iné definované požiadavky.
Prijaté faktúry v papierovej forme môžete naskenovať do systému, napríklad na multifunkčnom zariadení.
Skeny sa do systému načítajú hromadne, stačí správne nastaviť skenovacie pracovisko.
2. Vstup do Fusio
Základné informácie o faktúre – napríklad dodávateľ alebo dátum/čas dodania – sú k dispozícii ihneď po prijatí vo Fusio.
V prípade potreby tak môžete doklad rýchlo schváliť.
Formát faktúry QR možno použiť na automatické vyplnenie niektorých účtovných údajov
QR faktúra umožňuje jednoduchý prenos hlavičkových parametrov faktúry z papiera do Fusio a zabezpečuje maximálne automatizované spracovanie – všetko sa vykoná bez ručného zadávania (číslo faktúry, dátum zložitosti, DIČ, dátum vystavenia faktúry, základ dane, variabilný symbol atď.
Zvýši sa spokojnosť používateľov a zníži sa chybovosť pri zadávaní a potreba riešiť problémy s tým spojené, napr.
Znížite tiež zložitosť procesu zadávania a znížite riziko chýb súvisiacich s kontrolným výkazom DPH.
Obr: Integrácia systému Fusio s QR faktúrou – štandardom, ktorý umožňuje zdieľanie účtovných informácií so systémom Fusio pomocou QR kódu:
3. Automatická extrakcia
Voliteľnou súčasťou programu Fusio je automatické vytiahnutie požadovaných podrobných údajov a ich overenie (validácia) pred uložením alebo exportom údajov.
Algoritmus učenia
Systém je založený na algoritme, ktorý sa postupne učí a zlepšuje výsledky extrakcie dokumentov.
S rastúcim počtom spracovaných dokumentov systém automaticky ukladá najnovšie informácie podľa typu dokumentu a počas spracovania vyberá vždy najlepšie miesto každej hodnoty na extrakciu.
Celý algoritmus beží na pozadí a nevyžaduje zásah používateľa.
Postup spracovania dokumentov
Po naučení sa dokumentu počas prvého skenovania sa automaticky extrahuje všetok text pre ďalšie dokumenty.
Z extrahovaných údajov systém rozpozná, o aký typ dokumentu ide (ide o tzv. šablónu dokumentu).
Podľa šablóny sa vyhľadajú požadované údaje (číslo faktúry, ID dodávateľa atď.) a zobrazia sa vo forme zoznamu nájdených atribútov.
Používateľ môže kedykoľvek opraviť alebo spresniť ľubovoľné údaje.
Po automatickej kontrole a overení vyhľadaných údajov používateľom sa doklad uloží do požadovaného formátu súboru alebo sa údaje exportujú do informačného systému, na ktorý je Fusio pripojené.
Automatická validácia extrahovaných údajov
Systém umožňuje automatickú validáciu (kontrolu) získaných a zadaných údajov.
Pri extrahovaní alebo zadávaní hodnoty atribútu sa hodnota skontroluje s databázou alebo systémom ERP, a ak je hodnota nesprávna, export celého dokumentu sa zakáže a atribút sa zvýrazní červenou farbou.
Zároveň je pri atribúte vždy uvedený dôvod, prečo kontrola hodnoty atribútu zlyhala, napríklad že zadané ID v informačnom systéme neexistuje.
Ak sú údaje zadané správne, vybraný atribút je zvýraznený zelenou farbou.
Obr: Fusio – vyextrahované údaje (vpravo) – správne vyextrahované údaje označené zelenou farbou, červené položky je možné opraviť ručným vyznačením požadovaných údajov na faktúre.
4. Schválenie
Po prijatí faktúry vo Fusio ju môžete okamžite schváliť vďaka okamžitej dostupnosti základných informácií, ako je dodávateľ alebo dátum/čas prijatia.
Po vyťažení sú k dispozícii podrobnejšie informácie, ako napríklad Cena, Dátum splatnosti, Číslo faktúry atď.
Obr.: Možnosť schvaľovania dokumentu z mobilného zariadenia.
Tip: Automatické párovanie: došlé faktúry + objednávky
Požiadajte dodávateľov, aby na faktúrach uvádzali čísla vašich objednávok.
Potom sa vaše prijaté faktúry môžu automaticky spárovať s objednávkami zadanými vo Fusio.
Zjednodušíte tak proces schvaľovania nákupov vo vašej spoločnosti a budete mať náklady pod kontrolou.
Prijaté faktúry môžete jednoducho schvaľovať tak, že v systéme označíte “objednávateľa” ako “schvaľovateľa” faktúry.
Môžete tiež zaviesť automatizovaný systém: Predloženie požiadavky – Schválenie nákupu – Spárovanie faktúr – Schválenie faktúry.
Získate tak dobrý základ pre finančný controlling – údaje o zadaných objednávkach a nákladoch jednotlivých oddelení, nakupovaných komoditách atď.
Obr: Príklad agendy Schvaľovanie faktúr – zoznam a editor Fusio:
5. Export do ERP
Získané a overené údaje môžete uložiť v požadovanom formáte alebo exportovať do informačného alebo účtovného systému, SQL atď.
Obr: Fusio – Uloženie vyťažených údajov v požadovanom formáte a údaje uložené vo formáte XML.
Bezproblémová integrácia so systémami, ktoré používate
Fusio je flexibilný softvér, ktorý môžete ľahko prepojiť s ďalšími nástrojmi.
Môžete ich teda naďalej používať bez obáv o ich funkčnosť.
A mnoho ďalších…
Videonávod: Schvaľovanie faktúr rýchlo a jednoducho vo Fusio
Pozrite si niekoľko tipov, ako jednoducho schváliť faktúru v programe Fusio.
Pripravili sme pre vás krátke video.
Výhody elektronického schvaľovania faktúr v systéme Fusio
- Zavedenie a zefektívnenie schvaľovacieho procesu do praxe spoločnosti.
- Dohľad nad dodržiavaním termínov schvaľovania (nastavených vo Fusio).
- Prepojenie procesu s objednávkami a uľahčenie schvaľovania alebo automatické schvaľovanie na základe už schválených objednávok.
- Automatické schvaľovanie pravidelných faktúr.
- Efektívna komunikácia a zdieľanie informácií v rámci pracovného tímu.
- Hlásenia, oznámenia a zasielanie pokynov.
- Integrujte Fusio so svojím účtovným softvérom.
- Rýchle schvaľovanie z mobilného zariadenia.
- A ešte oveľa viac...
Videonávod: QR kódy na dokumentoch
Vedeli ste, že Fusio dokáže samo klasifikovať dokumenty podľa informácií obsiahnutých v QR kóde na nich?
Pozrite si krátke video.